Когато кажем „бизнес автоматизация“, за много хора това все още звучи като нещо сложно – изкуствен интелект, API-та, интеграции, бази данни и куп технически термини.
Всъщност идеята е много по-проста:
Намираме повтарящ се процес в бизнеса, който отнема време, хора и ресурси, и изграждаме система, която върши голяма част от тази работа автоматично.
В Studio New Era наскоро направихме точно това за един от собствените ни проблеми – намирането на нови B2B клиенти.
И само месец след пускането на системата една реализирана продажба беше достатъчна, за да покрие инвестицията в разработката ѝ.
Това е историята как работи.
Проблемът: как намираш точните компании, без някой да прекарва целия си ден в търсене?
Както при много B2B бизнеси, и при нас намирането на нови потенциални клиенти дълго време беше до голяма степен ръчен процес.
Трябва някой да:
- намери подходящи компании;
- провери с какво се занимават;
- открие кой ги управлява;
- намери контакти;
- прецени дали компанията изобщо е потенциален клиент;
- напише съобщение или имейл;
- проследи дали има отговор;
- направи follow-up;
- води информация за разговорите и офертите.
Всичко това може да се прави от търговец.
Но може и голяма част от него да бъде автоматизирана.
Затова изградихме собствена CRM система, съобразена с начина, по който ние продаваме.
Стъпка 1: Започваме с данните
Използвахме API на доставчик на публична фирмена информация.
Вместо човек да търси компания по компания, системата може автоматично да получава структурирана информация като:
кой е управителят на фирмата, контакти, телефон, имейл, основна дейност, финансови показатели и обороти за предходни години.
Тук вече започва интересната част.
Защото не е необходимо просто да имаме база с 10 000 компании.
Можем да кажем:
Искаме компании от конкретен сектор, с определен размер, определен оборот и конкретен профил.
И системата може да ни помогне да открием точно тях.
Ако например предлагате продукт или услуга специално за производствени предприятия над определен размер, няма особен смисъл търговският ви екип да губи време с фирми извън този профил.
Автоматизацията позволява още в началото да филтрираме пазара.
Стъпка 2: Потенциалните клиенти автоматично влизат в CRM-а
След като системата открие подходяща компания, тя се добавя като lead в нашия CRM.
Вече разполагаме на едно място с информацията, от която реално имаме нужда.
- Коя е компанията?
- С какво се занимава?
- Кой я управлява?
- Как можем да се свържем с него?
- Какъв приблизително е размерът на бизнеса?
- Какъв е статусът на този lead?
Това означава, че вместо информацията да бъде разпръсната между Excel таблици, бележки, имейли и паметта на различни хора, тя е организирана на едно място.
Стъпка 3: Не изпращаме един и същ cold email на всички
Тук беше една от най-важните части за нас.
Не искахме автоматизация, която просто изпраща:
„Здравейте, предлагаме изработка на уебсайтове. Имате ли интерес?“
на няколко хиляди души.
Това е автоматизация.
Но е лоша автоматизация.
Използваме наличната информация за компанията, за да генерираме персонализиран първи контакт, който отчита конкретния бизнес и дейността му.
Например съобщението може да изглежда приблизително така:
„Здравейте, г-жо Георгиева,
Разгледахме дейността на компанията Ви и видяхме, че работите в сферата на машиностроенето.
Работим с B2B компании, при които сайтът има важна роля още преди първия разговор с потенциален клиент или международен партньор – той трябва бързо да покаже производствените възможности, капацитета, сертификатите, реализираните проекти и пазарите, на които компанията работи.
Попаднахме на няколко конкретни неща във Вашето онлайн представяне, които според нас могат да бъдат подобрени. Ако темата е актуална за Вас, с удоволствие бих Ви ги изпратил.“
Разликата е огромна.
Получателят не вижда съобщение, което очевидно е изпратено на още 5000 компании.
Вижда, че отсрещната страна знае кой е той, с какво се занимава компанията му и защо изобщо се свързва с него.
И това става все по-важно.
Според проучване на Gartner B2B купувачите все повече предпочитат сами да проучват потенциални доставчици чрез дигитални канали, а 70% заявяват предпочитание към изцяло дигитално self-service изживяване. В същото време нерелевантният масов outreach може директно да отблъсне потенциалния клиент.
Затова нашата цел не беше да изпращаме повече имейли.
Беше да изпращаме по-релевантни имейли.
Стъпка 4: Системата работи автоматично, но човекът остава там, където е важен
След като lead-овете са избрани и съобщенията са подготвени, системата може автоматично да стартира първоначалния outreach.
Оттам нататък CRM-ът ни помага да управляваме целия процес.
И това важи не само за автоматично намерените компании.
Когато някой се свърже с нас по препоръка, през сайта, през социалните мрежи или по друг канал, аз мога ръчно да го добавя в същата система.
След това виждам:
- дали сме провели среща;
- дали сме изпратили оферта;
- каква е стойността ѝ;
- какво сме предложили;
- на какъв етап е разговорът;
- правен ли е follow-up;
- каква е следващата стъпка;
- какво трябва да направим за клиента;
и в крайна сметка – спечелили ли сме продажбата.
Така автоматизацията не заменя продажбата.
Тя премахва голяма част от хаоса около нея.
А какъв беше резултатът?
Около месец след като системата започна да работи, реализирахме първата продажба, дошла от нея.
Стойността на тази продажба беше достатъчна, за да покрие инвестицията в разработката на CRM-а, използваните API услуги и разходите по автоматизацията.
Но за нас по-интересното беше друго.
До момента на първия реален разговор потенциалният клиент вече:
знаеше кои сме;
знаеше с какво се занимаваме;
разбираше как можем да бъдем полезни;
и виждаше, че сме отделили внимание конкретно на неговия бизнес.
А системата беше свършила почти цялата работа по намирането, квалифицирането и първоначалния контакт без ежедневна ръчна намеса от наша страна.
Точно това за нас е смисълът на добрата бизнес автоматизация.
Бизнес автоматизацията не означава непременно CRM
Това е важно.
CRM системата е просто нашият конкретен пример.
При друг бизнес проблемът може да е напълно различен.
Например служител прекарва по три часа всеки ден, за да прехвърля информация между няколко системи.
Или някой ръчно обработва десетки запитвания и ги разпределя между различни хора.
Или всяка седмица се създават едни и същи отчети.
Или служители проверяват документи, фактури, поръчки и наличности.
Или потенциални клиенти се губят, защото никой не прави follow-up навреме.
Или компанията има огромно количество информация, но няма начин да я използва практически.
Във всеки от тези случаи въпросът е един и същ:
„Може ли системата да свърши тази работа вместо човек – или поне да му спести 80% от нея?“
Понякога отговорът е CRM.
Понякога е вътрешен софтуер.
Понякога е AI.
Понякога са няколко вече използвани системи, които просто трябва да започнат да комуникират помежду си.
А най-често е комбинация от всичко това.
Не продаваме „AI“. Опитваме се да решаваме бизнес проблеми.
Технологията сама по себе си няма особено значение.
Няма смисъл един бизнес да използва AI просто защото в момента всички говорят за AI.
Няма смисъл да има автоматизация, ако тя автоматизира грешен процес.
И няма смисъл да се разработва огромна система, ако проблемът може да бъде решен по много по-прост начин.
При нас проблемът беше:
Как да намираме правилните B2B компании и да започваме релевантни разговори с тях, без постоянно да разчитаме на ръчно търсене и cold outreach?
Затова изградихме система точно за този проблем.
И тя започна да се изплаща още през първия месец.
А какво може да се автоматизира във вашия бизнес?
Това е въпросът, който според нас си струва да си зададе почти всеки собственик на бизнес.
- Коя работа е важна, но се повтаря постоянно?
- Къде губите най-много време?
- Къде информацията се въвежда ръчно?
- Къде зависите твърде много от конкретен човек?
- Къде потенциални клиенти или възможности се губят просто защото няма изградена система?
Много често именно там се намира най-добрата възможност за автоматизация.
В Studio New Era можем да разгледаме конкретния процес във вашия бизнес и да преценим какво реално има смисъл да бъде автоматизирано – от събирането и обработката на данни до CRM системи, AI интеграции, продажбени процеси и custom вътрешен софтуер.
Не е необходимо да знаете какво API ви трябва, какъв AI модел да използвате или как трябва да бъде изградена системата.
Започваме от бизнес проблема.
А технологията идва след това.
Ако във вашия бизнес има процес, за който често си казвате:
„Не може ли това да става автоматично?“
най-вероятно си струва да поговорим.
Запазете консултация с Studio New Era и нека видим какво можем да автоматизираме във вашия бизнес.